RISALAH RAPAT

Ringkasan Rapat – [Tanggal: Tidak Disebutkan]

Peserta Utama: Divisi Kapal Selam, R&D UTB, Divisi Desain, Legal, GIA, DBC UTP, Divisi Teknologi Quality Assurance, IT, Divisi Produksi, CEO, CMO, COO, Tim Penagihan, Divisi PAH.

Topik Pembahasan: Investigasi dan resolusi masalah penggunaan ilegal perangkat lunak SolidWorks di berbagai divisi PT. PAH, termasuk koordinasi pembelian lisensi yang diperlukan.

Pokok-Pokok Pembahasan

1. Identifikasi Penggunaan Ilegal SolidWorks: Rapat ini dipicu oleh identifikasi penggunaan perangkat lunak SolidWorks secara ilegal di berbagai divisi, khususnya di Divisi Kapal Selam, R&D UTB, Divisi Desain, dan Divisi Teknologi Quality Assurance. Awalnya, masalah ini dilaporkan oleh Arisma Data yang tidak menerima pembayaran untuk layanan pengadaan.
2. Kronologi Terdeteksi Penggunaan: Investigasi mengungkapkan penggunaan ilegal mulai pada Agustus 2022 dengan surat peringatan dari Dasal Sistem pada tanggal 19 Agustus 2022. Penggunaan berlanjut hingga April 2023, dengan penggunaan di Divisi TKI, Engineering Rekayasa Umum, Divisi Kapal Perang, dan Divisi Teknologi Quality Assurance. Perangkat lunak tersebut digunakan untuk tugas-tugas seperti pembuatan gambar, pengolahan data, dan pencetakan, terutama yang terkait dengan penanganan berat dan perhitungan geometri.
3. Detail Penggunaan & Identifikasi Fisik: Rapat mengidentifikasi 14 alamat fisik di mana perangkat lunak digunakan, dengan beberapa alamat tumpang tindih. Detail teknis seperti Hardware ID dan MAC Address diminta dari pihak vendor, SolidWorks.
4. Kesulitan Pembelian Lisensi: Pembelian lisensi baru menjadi titik permasalahan utama. Permintaan untuk lisensi lebih dari satu, karena kebutuhan penggunaan yang beragam di berbagai divisi, terhambat oleh biaya sebesar 920.000 dolar Amerika. Persetujuan dari CEO dan CMO diperlukan untuk melakukan pembelian.
5. Rekomendasi & Tindak Lanjut: Rapat merekomendasikan untuk segera melakukan negosiasi dengan vendor SolidWorks untuk mendapatkan lisensi baru. Tim Penagihan diminta untuk mengusut tagihan yang belum dibayar dari Arisma Data. Selain itu, pihak Legal diminta untuk mengurus proses negosiasi lisensi.

Keputusan dan Rekomendasi

• Keputusan: Membentuk tim untuk menindaklanjuti pembelian lisensi SolidWorks baru.
• Rekomendasi: Negosiasi dengan vendor SolidWorks untuk mendapatkan harga terbaik dan lisensi yang sesuai dengan kebutuhan.
• Rekomendasi: Pembentukan tim penagihan untuk menindaklanjuti pembayaran kepada Arisma Data.
• Tindakan: Koordinasi dengan Divisi IT untuk pengurusan teknis terkait lisensi.
• Pihak yang Bertanggung Jawab:
  • Divisi IT: Bertanggung jawab atas pengurusan teknis terkait lisensi.
  • Tim Penagihan: Bertanggung jawab untuk menindaklanjuti pembayaran kepada Arisma Data.
  • Divisi IT & Divisi IT: Bertanggung jawab untuk koordinasi teknis dengan vendor SolidWorks.
  • CEO & CMO: Bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan pembelian lisensi.

Tindak Lanjut yang Disepakati

• Rapat Tindak Lanjut: Rapat tindak lanjut dijadwalkan secepatnya untuk membahas detail negosiasi dan proses pembelian.
• Dokumentasi: Pembuatan protokol standar penggunaan perangkat lunak SolidWorks yang legal.
• Pelaporan: Pembentukan mekanisme pelaporan berkala untuk memantau penggunaan perangkat lunak dan mencegah pelanggaran.
• Prioritaskan Pembayaran: Prioritaskan penagihan kepada Arisma Data untuk menyelesaikan masalah keuangan yang mendasarinya.

Catatan

• Rapat ini memprioritaskan solusi jangka panjang melalui pembelian lisensi yang sesuai.
• Pembentukan mekanisme pelaporan dan audit berkala akan membantu mencegah terulangnya masalah penggunaan ilegal di masa mendatang.
• Perlu diklarifikasi peran dan tanggung jawab masing-masing pihak terkait dalam proses pembelian dan implementasi lisensi SolidWorks.