RISALAH RAPAT

Ringkasan Rapat – Implementasi Solidworks dan Investigasi Penggunaan Perangkat Lunak Ilegal

Peserta Utama: Indrawan, Taufik, Arief, Anton, Bintoro, Tuan Yandra, RND UTB, Divisi Desain, Legal, IT, Divisi PAH, Divisi Kapal Perang, Divisi TKI, dan perwakilan lain dari berbagai divisi.

Topik Pembahasan: Investigasi penggunaan perangkat lunak Solidworks ilegal di berbagai divisi perusahaan, identifikasi kebutuhan lisensi, dan keputusan untuk membeli lisensi tambahan.

Pokok-Pokok Pembahasan

1. Identifikasi Masalah: Selama rapat, ditemukan penggunaan perangkat lunak Solidworks ilegal di beberapa divisi perusahaan, terutama di Divisi PAH, Divisi Kapal Perang, Divisi TKI, dan desain. Penyebab utama penggunaan ilegal ini dikaitkan dengan kebutuhan untuk mendukung proyek, terutama untuk pemrosesan desain dan handling (perhitungan titik berat). Penggunaan perangkat lunak ilegal ini tidak terintegrasi dengan jaringan perusahaan, yang menyebabkan masalah dalam pengolahan data dan printing.
2. Latar Belakang: Investigasi dimulai setelah laporan dari Arisma Data terkait ketidakberesan pembayaran lisensi Solidworks. Perusahaan sebelumnya telah menggunakan Solidworks, tetapi tidak ada mekanisme untuk mengontrol penggunaan dan memastikan lisensi yang sah.
3. Status Pengajuan dan Pengadaan: Rapat tersebut difokuskan pada pengambilan keputusan untuk membeli lisensi Solidworks tambahan guna memenuhi kebutuhan divisi yang ada. Proses ini ditunda karena penolakan dari manajemen, terutama dari CMO, karena nilainya yang besar dan kompleksitas negosiasi.
4. Identifikasi Kebutuhan Lisensi: Dibahas secara detail kebutuhan lisensi Solidworks di masing-masing divisi, termasuk Divisi PAH, Divisi Kapal Perang, dan Divisi TKI. Perluasan kebutuhan ini disebabkan oleh penggunaan perangkat lunak untuk mendukung proyek desain dan pembuatan gambar.
5. Rekomendasi dan Tindak Lanjut: Direkomendasikan untuk segera melakukan pembelian lisensi Solidworks tambahan. Langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi dengan manajemen (CMO) untuk mendapatkan persetujuan dan meminimalisir kompleksitas. Direkomendasikan untuk menindaklanjuti pembayaran tagihan yang tertunggak.
6. Tindakan Administratif dan Verifikasi:
   • Perlu dilakukan verifikasi terperinci mengenai kebutuhan lisensi di masing-masing divisi.
   • Divisi IT ditugaskan untuk mengawasi penggunaan perangkat lunak dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
   • Divisi Legal bertanggung jawab untuk menangani negosiasi lisensi dan memastikan kepatuhan hukum.
   • Divisi Arisma Data akan dihubungi untuk mendapatkan bukti lebih detail, termasuk hardware ID dan MAC address.
7. Pihak yang Bertanggung Jawab:
   • Indrawan: Bertanggung jawab atas koordinasi rapat dan penulisan risalah.
   • Taufik: Menjadi perantara komunikasi antara berbagai divisi.
   • Arief: Bertanggung jawab atas negosiasi dengan manajemen (CMO).
   • Anton: Memberikan dukungan teknis dan menjawab pertanyaan terkait penggunaan perangkat lunak.
   • Bintoro: Mengawasi proses rapat dan memberikan arahan strategis.
   • RND UTB: Memberikan informasi mengenai penggunaan Solidworks di divisi desain.
   • Divisi IT: Bertanggung jawab atas pengelolaan perangkat lunak dan keamanan data.

Keputusan atau Rekomendasi

• Keputusan Utama: Membeli lisensi Solidworks tambahan untuk memenuhi kebutuhan divisi yang ada.
• Tindakan Segera:
  • Memulai negosiasi dengan CMO untuk mendapatkan persetujuan pembelian.
  • Menugaskan Divisi Legal untuk menangani proses negosiasi lisensi.
  • Meminta Divisi IT untuk melakukan verifikasi kebutuhan lisensi di masing-masing divisi.
  • Meminta Divisi Arisma Data untuk memberikan dukungan terkait pembayaran tagihan yang tertunggak.
• Target Waktu: Keputusan pembelian lisensi perlu diambil dan disahkan dalam waktu 1 minggu.

Tindak Lanjut yang Disepakati

• Negosiasi Lisensi: Arief akan segera berkoordinasi dengan CMO untuk membahas dan mendapatkan persetujuan pembelian.
• Verifikasi Kebutuhan: Divisi IT akan segera melakukan verifikasi kebutuhan lisensi di berbagai divisi.
• Pemantauan Penggunaan: Divisi IT akan terus memantau penggunaan perangkat lunak Solidworks untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Catatan:

• Rapat ini didominasi oleh diskusi mendalam tentang kebutuhan lisensi, dampak penggunaan perangkat lunak ilegal, dan proses negosiasi.
• Beberapa interupsi dan komentar pribadi selama rapat diabaikan untuk menjaga fokus pada tujuan utama, yaitu menentukan solusi yang tepat untuk masalah ini.
• Nilai lisensi Solidworks yang dibutuhkan diperkirakan sekitar 920.000 dolar Amerika, namun ini masih perlu dikonfirmasi.