RISALAH RAPAT

Ringkasan Rapat – Implementasi SolidWorks dan Penanganan Lisensi

Peserta Utama: RND UTB, DASAL SISTEM, PT. PAL, Legal, Divisi TKI, Engineering Umum, Divisi Kapal Perang, IT, CPT, G-Weeket, Arisma Data, CEO, CMO, CTO

Topik Pembahasan: Penyelidikan dan resolusi masalah lisensi SolidWorks ilegal di berbagai divisi PT. PAL, termasuk pembahasan terkait potensi pembelian lisensi dan tindakan tindak lanjut.

Pokok-Pokok Pembahasan

1. Identifikasi Masalah: Rapat dipicu oleh laporan mengenai penggunaan ilegal SolidWorks di berbagai divisi PT. PAL, yang berasal dari pengawasan Arisma Data. Permasalahan berawal dari kekurangan lisensi yang menyebabkan penggunaan perangkat lunak tersebut di luar ketentuan.

2. Status Pengajuan/Pengadaan: Awalnya, upaya pengadaan lisensi SolidWorks mengalami kesulitan karena nilai yang signifikan membutuhkan persetujuan manajemen senior (CEO dan CMO). Perusahaan telah mencoba menghubungi Arisma Data untuk mendapatkan bukti lebih detail, seperti hardware ID atau MAC address, namun belum mendapatkan data yang memadai.

3. Kronologi Terjadi: Rapat membahas kronologi penggunaan SolidWorks, dimulai sejak 2022 dengan surat peringatan dari DASAL SISTEM yang menjadi pemegang lisensi awal, kemudian melalui berbagai surat peringatan dari Legal, permintaan bantuan dari Arisma Data, dan investigasi di berbagai divisi, termasuk TKI, Engineering Umum, Kapal Perang, dan IT.

4. Detail Penggunaan Ilegal: Penemuan penggunaan ilegal SolidWorkes terjadi di beberapa divisi, terutam divisinya TKI, Engineering Umum, dan Kapal Perang. Beberapa perangkat masih digunakan meskipun tidak terhubung ke jaringan karena adanya kebutuhan di bidang desain dan handling.

5. Peran Arisma Data & Dampaknya: Arisma Data memiliki peran penting dalam identifikasi permasalahan karena adanya klaim mereka tidak dibayar.

6. Kesimpulan & Rekomendasi:

   • Disepakati untuk menunda pembelian lisensi baru karena kendala persetujuan manajemen senior.
   • Rekomendasi utama adalah menelusuri tagihan dan potensi pembayaran yang belum dilakukan oleh Arisma Data.
   • Disarankan untuk melakukan negosiasi ulang pembelian lisensi setelah masalah pembayaran dengan Arisma Data diselesaikan.
   • Sejumlah pihak bertanggung jawab:
     • DASAL SISTEM: Awalnya memegang lisensi, namun saat ini telah dihentikan.
     • Legal: Bertanggung jawab untuk menegosiasikan pembelian lisensi.
     • CEO & CMO: Memiliki wewenang untuk menyetujui pembelian lisensi.
     • Arisma Data: Bertanggung jawab untuk memverifikasi tagihan dan potensi pembayaran.

Tindak Lanjut yang Disepakati

1. Investigasi Pembayaran: Legal akan segera menelusuri tagihan pembayaran yang belum dilakukan oleh Arisma Data.
2. Negosiasi Lisensi: Legal akan bernegosiasi dengan pihak manajemen senior untuk mendapatkan persetujuan pembelian lisensi setelah masalah pembayaran Arisma Data diselesaikan.
3. Pembuatan Rancangan Rapat: Dibuat rancangan rapat (minutes) dari rapat ini yang akan dibagikan kepada semua peserta.

Pihak yang Bertanggung Jawab

• Legal: [Nama/Posisi - Bertanggung jawab untuk negosiasi lisensi dan pelacakan pembayaran].
• CEO & CMO: [Nama/Posisi - Berwenang menyetujui pembelian lisensi].
• Arisma Data: [Nama/Posisi - Bertanggung jawab untuk menyediakan bukti pembayaran].
• IT: [Nama/Posisi - Memfasilitasi investigasi penggunaan perangkat lunak].
• RND UTB/DASAL SISTEM: [Nama/Posisi - Memberikan informasi terkait status lisensi awal].