RISALAH RAPAT

Ringkasan Rapat – Investigasi Penggunaan Solidworks Ilegal

Peserta Utama: Indrawan, Arief, Taufik, UTP, Legal, Arisma Data, DBC UTP, IT, RND, CEO, CFO, CMO, DIVISI PAH, DIVISI DESAIN, DIVISI KAPAL PERANG

Topik Pembahasan: Investigasi penggunaan perangkat lunak Solidworks ilegal di berbagai divisi PT. PAL, identifikasi aset yang terinstal secara ilegal, dan rekomendasi untuk solusi permanen (pembelian lisensi).

Pokok-Pokok Pembahasan

1. Identifikasi Aset Ilegal: Rapat membahas identifikasi penggunaan perangkat lunak Solidworks ilegal di berbagai divisi PT. PAL, dimulai dengan laporan dari Arisma Data. Aset ilegal ditemukan di beberapa divisi, termasuk Divisi PAH, Divisi Desain, Divisi Kapal Perang, dan Divisi TKI. Terungkap adanya penggunaan yang tidak sesuai dengan lisensi yang diberikan, termasuk penggunaan untuk keperluan produksi yang membutuhkan keandalan dan performa tinggi.

2. Kronologi Insiden: Rapat menelusuri kronologi penggunaan perangkat lunak secara ilegal, dimulai pada tahun 2022 dengan pemasangan oleh RND di Divisi TKI. Pembelian perangkat awal dilakukan pada tahun 2022 oleh Divisi PAH, tetapi tidak didukung lisensi yang sesuai. Terjadi komunikasi yang tidak efektif antara divisi yang membutuhkan perangkat lunak dan departemen yang bertanggung jawab atas pengadaan lisensi. Peran Arisma Data dalam pelaporan awal dan proses investigasi juga dibahas.

3. Permasalahan Lisensi: Kompleksitas masalah diperburuk oleh kebijakan perusahaan yang mengharuskan penggunaan lisensi yang mahal dan terbatas. Perusahaan menghadapi kesulitan dalam mendapatkan lisensi yang memadai untuk memenuhi kebutuhan operasional, terutama karena adanya permintaan yang bervariasi antar divisi dan kebutuhan yang berbeda-beda. Terdapat hambatan administratif dan persetujuan yang diperlukan sebelum dapat memperoleh lisensi yang cukup.

4. Penyusunan Rekomendasi: Rapat menghasilkan rekomendasi untuk secara permanen mengatasi masalah lisensi dengan membeli lisensi Solidworks. Diusulkan agar CEO mengambil keputusan untuk pembelian lisensi, yang akan memerlukan negosiasi dengan vendor Solidworks.

5. Tindak Lanjut dan Tanggung Jawab:

   • Indrawan: Bertanggung jawab atas pengumpulan data dan dokumentasi terkait penggunaan perangkat lunak secara ilegal.
   • Arief: Memiliki peran kunci dalam negosiasi pembelian lisensi dengan Solidworks.
   • Taufik: Mengkoordinasikan seluruh kegiatan investigasi dan rekomendasi.
   • Legal: Bertanggung jawab untuk negosiasi kontrak lisensi dengan Solidworks, memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum.
   • CEO: Memiliki kewenangan final untuk menyetujui dan melakukan pembelian lisensi.
   • CFO & CMO: Melibatkan dalam pembahasan mengenai anggaran dan implikasi keuangan dari pembelian lisensi.

6. Aksi Tambahan:

   • Tagihan Aset yang Tidak Terpakai: Meminta pendataan aset-aset Solidworks yang tidak digunakan untuk meminimalkan biaya.
   • Peningkatan Koordinasi: Merekomendasikan peningkatan koordinasi dan komunikasi antara berbagai divisi untuk memastikan pengelolaan perangkat lunak yang lebih baik di masa mendatang.
   • Keamanan Data: Memperkuat langkah-langkah keamanan data untuk mencegah penyalahgunaan perangkat lunak dan melindungi informasi perusahaan.

Kesimpulan

Rapat berhasil mengidentifikasi sumber masalah dan menetapkan rencana aksi untuk secara permanen mengatasi penggunaan perangkat lunak Solidworks ilegal di PT. PAL. Pembelian lisensi merupakan solusi yang direkomendasikan, dengan CEO sebagai pemegang keputusan akhir. Pengembangan rencana aksi yang efektif membutuhkan kolaborasi dan koordinasi yang kuat dari seluruh divisi perusahaan.